Perante o desafio de colocar ordem no
espaço de trabalho, organizar e arquivar papéis, colocar cada item no seu
lugar, a maioria das pessoas facilmente dirá que não tem tempo para investir
nessa tarefa. A verdade é que a desordem pode dar origem a perdas de tempo
muito signficativas, quando é necessário encontrar, por exemplo, um número de telefone, um lápis ou uma caneta
ou um documento em particular. A desorganização tem um forte impacto no desempenho
profissional e afeta, com frequência, a própria disposição e até o
relacionamento com as outras pessoas.
O primeiro passo na organização do espaço de trabalho é, pois, o reconhecimento da sua importância.
Apresentam-se de seguida algumas dicas a ter em conta ao levar a cabo esta tarefa:
1. Liberte espaço, desfaça-se de tudo o que já não tem utilidade. Nesta categoria incluem-se todos os objetos que já não funcionam ou não são utilizados há bastante tempo e acabam por apenas ocupar espaço.
Deve lembrar-se que, numa perspetiva de desenvolvimento sustentável, todos os objetos passíveis de ser reciclados e/ou reutilizados devem ser encaminhados para entidades que possam fazê-lo de forma adequada.
2. Posicione o(s) equipamento(s) e os utensílios de que irá efetivamente necessitar no seu dia-a-dia de forma a que consiga facilmente aceder a eles quando necessário.
3. Reveja o seu sistema de arquivo. Na era digital, a necessidade de guardar documentos em papel diminui de dia para dia, pelo que é importante que defina quais os documentos que pode guardar apenas em formato digital, o que permitirá que ganhe espaço se for possível desfazer-se de alguns arquivos em formato de papel (dica sustentável – reciclar, sempre!).
4. Organize a sua secretária. Retire tudo da sua secretária, limpe e volte a colocar todos os utensílios de que efetivamente necessita. Os papéis devem ser colocados em porta-documentos ou caixas arquivadoras, devidamente classificados (por prioridades, por exemplo) e todos os itens mais pequenos (clips ou post-its) em caixas apropriadas.
5. Arrume as gavetas da sua secretária. Coloque os items que usa em conjunto na mesma gaveta (por exemplo, os envelopes e os selos) e utilize sempre uma gaveta distinta para itens pessoais, caso seja necessário.
6. Estabeleça datas para se desfazer dos papéis. A verdade é que não necessita de manter todos os papéis que já lhe passaram pelas mãos indefinidamente. Anote a data em que pode desfazer-se dos documentos nos próprios documentos (pode recorrer a um post-it, por exemplo, caso não queira escrever diretamente no documento). Alguns documentos financeiros e/ou legais devem ser mantidos durante um determinado período de tempo, pelo que deve certificar-se de que esses requisitos são cumpridos.
7. Arquive documentos semanalmente. Não deixe acumular muitos documentos para arquivar mais tarde. Se o fizer, será mais difícil arquivar os documentos no momento em que decidir efetivamente fazê-lo.
Siga uma dica de cada vez ou tente utilizá-las a todas. O esforço que decida dedicar na criação e na manutenção de uma área eficiente de trabalho trará vantagens consideráveis, uma vez que, ao invés de investir tempo à procura de papéis e/ou utensílios de trabalho e a mover pilhas de papéis, poderá investir o seu tempo… a trabalhar!
A Multiaveiro tem, ao longo do seu percurso, investido em formação, interna e externa, e consultoria nesta área, contribuindo para elevar os níveis de produtividade e os desempenhos profissionais de todas as pessoas que procuram formação ou aconselhamento nesta área.
O primeiro passo na organização do espaço de trabalho é, pois, o reconhecimento da sua importância.
Apresentam-se de seguida algumas dicas a ter em conta ao levar a cabo esta tarefa:
1. Liberte espaço, desfaça-se de tudo o que já não tem utilidade. Nesta categoria incluem-se todos os objetos que já não funcionam ou não são utilizados há bastante tempo e acabam por apenas ocupar espaço.
Deve lembrar-se que, numa perspetiva de desenvolvimento sustentável, todos os objetos passíveis de ser reciclados e/ou reutilizados devem ser encaminhados para entidades que possam fazê-lo de forma adequada.
2. Posicione o(s) equipamento(s) e os utensílios de que irá efetivamente necessitar no seu dia-a-dia de forma a que consiga facilmente aceder a eles quando necessário.
3. Reveja o seu sistema de arquivo. Na era digital, a necessidade de guardar documentos em papel diminui de dia para dia, pelo que é importante que defina quais os documentos que pode guardar apenas em formato digital, o que permitirá que ganhe espaço se for possível desfazer-se de alguns arquivos em formato de papel (dica sustentável – reciclar, sempre!).
4. Organize a sua secretária. Retire tudo da sua secretária, limpe e volte a colocar todos os utensílios de que efetivamente necessita. Os papéis devem ser colocados em porta-documentos ou caixas arquivadoras, devidamente classificados (por prioridades, por exemplo) e todos os itens mais pequenos (clips ou post-its) em caixas apropriadas.
5. Arrume as gavetas da sua secretária. Coloque os items que usa em conjunto na mesma gaveta (por exemplo, os envelopes e os selos) e utilize sempre uma gaveta distinta para itens pessoais, caso seja necessário.
6. Estabeleça datas para se desfazer dos papéis. A verdade é que não necessita de manter todos os papéis que já lhe passaram pelas mãos indefinidamente. Anote a data em que pode desfazer-se dos documentos nos próprios documentos (pode recorrer a um post-it, por exemplo, caso não queira escrever diretamente no documento). Alguns documentos financeiros e/ou legais devem ser mantidos durante um determinado período de tempo, pelo que deve certificar-se de que esses requisitos são cumpridos.
7. Arquive documentos semanalmente. Não deixe acumular muitos documentos para arquivar mais tarde. Se o fizer, será mais difícil arquivar os documentos no momento em que decidir efetivamente fazê-lo.
Siga uma dica de cada vez ou tente utilizá-las a todas. O esforço que decida dedicar na criação e na manutenção de uma área eficiente de trabalho trará vantagens consideráveis, uma vez que, ao invés de investir tempo à procura de papéis e/ou utensílios de trabalho e a mover pilhas de papéis, poderá investir o seu tempo… a trabalhar!
A Multiaveiro tem, ao longo do seu percurso, investido em formação, interna e externa, e consultoria nesta área, contribuindo para elevar os níveis de produtividade e os desempenhos profissionais de todas as pessoas que procuram formação ou aconselhamento nesta área.
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