Boas práticas na gestão de e-mails

A comunicação é essencial para o desenvolvimento e crescimento de uma empresa, tanto a nível nacional como internacional. Atualmente, graças aos desenvolvimentos tecnológicos da sociedade e das comunicações, é possível utilizar um instrumento indispensável de comunicação e correspondência digital de abrangência mundial, o correio eletrónico. O e-mail, versão comummente utilizada para a tradução do inglês electronic mail, permite que as correspondências e comunicações sejam imediatas, ao contrário da vertente tradicional do correio postal. 

A metodologia utilizada na redação das cartas/comunicações, especialmente as empresariais, segue um conjunto de regras e boas práticas que garantem clareza ao nível da apresentação, conteúdo e tratamento de informação essenciais à comunicação empresarial. O cumprimento destas regras manteve-se ao nível da metodologia de redação dos e-mails, com algumas alterações, nomeadamente ao nível da indicação do/a destinatário/a no corpo do e-mail, sendo esta informação atualmente desnecessária. 

A facilidade de utilização e comunicação através dos e-mails leva, no entanto, à prática de algumas ações e metodologias, principalmente no mundo empresarial. Partindo do conceito de ética, é possível apresentar algumas noções básicas no que se refere ao uso e gestão de e-mails com o intuito de garantir o respeito e a privacidade entre todos/as (redatores/as e recetores/as):

1. Por forma a garantir maior produtividade e eficiência de recursos, adote um horário com duração de uma hora apenas para ler os seus e-mails rececionados. Desta forma não terá a sua caixa de correio aberta durante todo o dia, removendo assim possíveis distrações na execução das suas tarefas laborais;

2. Hierarquize os seus e-mails por prioridade, para garantir assim que os assuntos de maior importância são resolvidos em primeiro lugar;

3. Evite ao máximo ter um período de resposta superior a 24 horas, por forma a reduzir o tempo de espera do/a cliente;

4. Procure não reencaminhar e-mails de terceiros/as direcionados apenas a si, sem o consentimento destes/as, garantindo assim a confidencialidade dos mesmos;

5. Organize os seus e-mails por assuntos ou temas, facilitando, assim, a sua visualização e contextualização;

6. Correspondências com anexos devem ser analisadas atentamente, devendo apenas analisar os anexos se forem importantes para a compreensão do texto. Caso contrário, estes devem ser guardados e analisados posteriormente, em função da sua localização na hierarquia de importância;

7. Não utilize a opção de “Resposta Automática” como metodologia habitual de trabalho. Opte por utilizar esta funcionalidade apenas em situações de ausência do posto de trabalho para períodos superiores a 24h;

8. Leia e utilize a função de “Correção Ortográfica” após a redacção de um e-mail, antes de enviar, garantindo assim que a mensagem é clara e ausente de erros ortográficos;

9. Em situações de maior tensão, nervosismo e ansiedade, evite responder aos e-mails. Caso a resposta seja urgente, envie primeiro para si, por forma a ter uma segunda oportunidade de rever o que escreveu;

10. Não utilize a opção “Responder a Todos” se a resposta estiver direcionada apenas a um/a dos/as destinatários/as;

11. Para o envio de e-mail de divulgação de atividades ou outros assuntos da empresa e de interesse geral, coloque os endereços de e-mail sobre a forma “BBC”, garantindo assim a confidencialidade dos dados de contacto dos destinatários e destinatárias.

12. Por último, não se esqueça de agradecer a receção do e-mail.

Siga uma dica de cada vez ou tente utilizá-las todas. A preocupação que dedica na gestão da sua conta de correio eletrónico, pessoal e empresarial, trará vantagens consideráveis, uma vez que tornará esta tarefa muito mais eficiente, salvaguardando a confidencialidade e as boas práticas de todas as suas comunicações.

A Multiaveiro no desenvolvimento da sua atividade nas diversas áreas, respeita com base nos princípios éticos que orientam a sua conduta, os dados confidenciais de parceiros e clientes, individuais e institucionais, regendo-se por estas boas práticas na utilização e gestão dos seus e-mails.

Fonte: http://bit.ly/29k0Pj0